UK Strollers – イギリス好きの羅針盤

英文レターの決まりごと

　海外の雑誌の購読やネットショッピング、ホテルの手配など、英文で手紙・FAX・e-mailを書く機会が増えているのではないでしょうか？
　昔ロンドンの語学学校に通っていた時には”Complaint Letter”（クレーム申し立ての手紙）の書き方をしっかりと教えられました。「そんなに”Complaint Letter”を書く機会が多いのか？」とビックリしましたが、電話やE-mailで文句を言ってもラチが開かない時、ちゃんとした書面を送るとすぐに対応してもらえたりするんですよね。
　そこで今回は『英文レターを書くための基本的な決まりごと』についてお話します。

基本的な英文レターの書き方

　まずは下の英文レターの画像をご覧ください。基本的な英文レターの作りはこんなカンジです。各パートの説明をします。※私がイギリスの雑誌Creatice Reviewの定期購読延長の申込みで使ったレターを若干修正してあります。

A：差出人（自分）の住所を書きます。

　条丁目からスタートし、最後に都道府県、JAPAN（日本）という具合に書きます。その後に郵便番号が続きます。6条4丁目2-10とかだと「番地」を先に書くのか「条丁目」を先に書くのか迷いますよね。私は「条丁目番地」は一固まりにして”6-4-2-10″と書くようにしています。あるいは”2-10, 6jyo 4 chome”とするのが親切かもしれません。いずれにしても、この住所を判断して郵便物を届けてくれるのは日本の郵便屋さんです…。
　このレイアウトでは右寄せになっていますが、出来ない場合は左寄せでかまいません。
電話番号やFAX番号には日本の識別番号+81を書いておくと親切ですよね。市街局番の頭が0の場合は落としてくださいね。 例：札幌011の場合は+81-11-000-0000

　数行あけて “Dear Sir / Madam, “となっています。担当が誰なのか、男なのか女なのかもわらない場合、このような書き方になります。ココとD部分の一行目”Yours faithfully,”が対になっています。これは『お決まりごと』なので覚えてください。

・相手の名前が分かっている時→B部分：Dear Mr Jones,　D部分：Yours sincerely

・相手の名前が分からない場合→ B部分：Dear Sir or Madam, D部分：Yours faithfully　※orは／にしても構いません。名前はわからないけど担当が男性だと知っている場合は Dear Sir,でOK。場合によっては複数名のDear Sirs,となることもありますね。

・友人宛の場合→ B部分：Dear Jane, D部分： Best regards、Best wishes、All the best、Regards、with love、love、lots of loveなど。友人宛の場合はAやBの住所はいりません。住所は封筒のみでOKです。

　このレターは雑誌の購読延長を申し込む内容となっています。”remittance advice”は送金通知書です。「現在貴誌クリエイティブ・レビューを定期購読しています。近々購読期限が切れるので、もう一年定期購読の延長をしたいと思います。送金通知書を同封しました。」

　最後に先ほどのYours fithfullyやYours sincerelyの後に直筆サインをし、その下にキチンと自分の名前をタイプします。日本人の名前から性別を判断するのは難しいため（　）書きで
Mr（男性）、Mrs（既婚女性）、Miss（未婚女性）、Ms（既婚・未婚関係なく女性）
と入れておくと良いでしょう。
　尚、ビジネスレターなどで自分の肩書きを明らかにする場合はタイプ打ちの名前の下に”General Manager”などと適切な肩書きを入れておきます。

封筒

　封筒は左上水色の部分に差出人（自分）の住所、センター黄色の部分に宛先を書きます。右上に切手をはりましょう。相手先の住所には必ず国名を記入してください。イギリスなら「U.K.」と書いて目立つように下線などを引いておきます。「Air Mail」の表記やシールも目立つように！

E-mail

　E-mailの場合はあまり深く考えず、くだけた書き方で大丈夫ですが、見ず知らずの人にメールを送る場合は”Dear Sir or Madam,”から始めて”Yours faithfully”で締めくくるくらいはした方が良いです。

FAX

　FAXも基本的な手紙の書き方を踏まえていればOK。頭に「誰宛か」などの情報を分かりやすく記入します。例として昔、Erikoがスイスのホテルを予約するのに使用した形式を記しておきます。

　（内容）下記の通り予約を確定したいと思います。【到着日：2005年4月9日、人数2：名 、宿泊数：2日、ツインルームを1つ、ツインルームのタイプ：スタンダード 】この予約が確定されたかどうかE-mailかFAXでお知らせ願います。